外国籍社員の不安を軽減させ仕事に集中できる環境づくりを維持!

LINE株式会社 海外支援チーム 池田様

LINE株式会社は、コミュニケーションアプリ「LINE」を基軸として、コミュニケーション・コンテンツ・エンターテインメントなどスマートフォンに特化した各種サービスの開発・運営および広告事業を展開している企業です。
33か国の国籍の社員が在籍し、外国人社員の比率が約18%(2021年4月末時点)という同社は外国人社員の日本での生活のサポートを行う専門部署「海外支援チーム」があり、社員の様々な相談を対応されていましたが、外国人社員数の拡大とともにサポート業務の増加、特に工数のかかる社宅管理に課題を抱えるようになりました。そこで、対応スタッフの業務負担が軽減できるよう、どの社員にもサポートがしっかりいきわたるよう、Assistants for Biz及び社宅代行サービスの導入に至ります。
同社がAssistants for Bizの導入以前に感じられていた課題や、Assistants for Bizを活用する上で得られた効果について、海外支援チームの池田様にお話を伺いました。

導入前の課題を教えてください。

社宅契約が当初80件前後あったものが一気に130件まで増え、社宅管理担当1名で契約、更新、解約、引越、インターネット、マンションに関する質問や不具合調整などを担当し、日々対応に追われていました。生活に関わることで土日、夜間の対応が発生することもあり、社宅管理担当者は常に携帯が手放せない状況でした。
また、社宅管理担当は不動産知識に精通しているわけではないので、各管理会社で違うルールや全ての契約を把握すること自体難易度が高い。社宅利用者が全て外国籍の方ということもあり、それぞれの国のバックグラウンドを把握しながら日本の賃貸ルールを徹底してもらうというのは非常に難しかったです。
そもそもトラブルなく暮らしてもらいたい。外国籍社員のためにも社宅代行サービスの導入検討に至りました。

導入の決め手は何でしょうか。

外国籍に特化しており、とにかくこちらが現状困っていることのほとんどをカバーしてくれるのがGTNでした。困っていることをどうにか解決しようと臨機応変に相談に乗り対応してくれたのも良かったです。

・英語だけでなく様々な言語で対応してくれる
・外国籍のサポートをされているのでノウハウがある(資料や動画も豊富)
・賃貸以外にも日本の生活でわからないことも答えてくれる

Assistants for Bizを導入したことにより得られた効果はありますか。

何よりも社宅管理担当の工数がグッと減り、その他の社内の仕事に集中できるようになりました。もちろんサポートする側だけでなく、外国籍社員へのメリットも感じています。母国語でのやりとりが可能なため、意思疎通がスムーズですし、プロフェッショナルにお任せすることで、的確な案内を外国籍社員へ共有できるようになりました。
また、365日24時間対応いただくことの安心感が双方にあると思います。

最後に、外国人社員のサポートについて御社の方針や心掛けていらっしゃることを教えて頂けますか。

海外支援チームという外国籍社員のサポートチームが生まれた理由は、「知らない、住み慣れない日本で働く外国籍社員の不安を少しでも軽減し、仕事に集中できる環境を作れるように」ということだったと聞いております。当初数十名だった外国籍社員は現在約600人まで増えておりますが、サポートの方法は形を変えながらも今もこの心がけは変わっていません。
 また、「日本に来てよかった、LINEに入社してよかった」と思えるようなイベントを開催しており、外国籍社員に日本を知ってもらう機会も提供しています。
 コロナ前は山梨のワイナリーや富士山の氷結へ行ったり、長瀞の川下りを楽しんだり、地引網体験をするなど行っていましたが、今現在は水引で紅葉のチャームを作ったり、日本酒の飲み比べ、漫画を描いてみるといったリモートイベントを行っています。LINEという会社がきっかけだったかもしれませんが、せっかく日本に来てくれたので日本を好きになってくれるよう、チーム一丸となってイベント企画にも精を出しています。

外国人社員の定着に繋がる取り組み、大変参考になります。引き続き日常生活サポートの面でご支援できるよう努めて参ります。貴重なお話をありがとうございました。